Negativ-Botschaften: So überbringen Sie schlechte Nachrichten positiv

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Bei negativen Botschaften kommt es besonders auf Ihre Formulierungen an. Denn Sie wollen Ihre Mitarbeiter trotz der Verkündung unpopulärer Maßnahmen weiter für ihre Arbeit motivieren.
Hier die wichtigsten Tipps und konkrete Formulierungshilfen:

1. Definieren Sie vorab Ihre Ziele – schriftlich
Mit einer genauen Zieldefinition schaffen Sie sich die Basis für deren rhetorische Umsetzung. Denn aus Ihrer schriftlichen Zielliste können Sie gleich einen Spickzettel (auf einer kleinen Karteikarte) erstellen. Mit diesem rhetorischen Hilfsmittel können Sie sicher sein, dass Sie nichts vergessen, wenn Sie Ihre Mitteilung vortragen.

Beispiel: Wegen der rückläufigen europäischen Konjunktur plant ein Unternehmen, neue Märkte in Asien zu erschließen. Das erfordert einerseits Einsparungen, andererseits intensive Sprachschulungen. Die Geschäftsleitung hat deshalb beschlossen, die Mitarbeiter an den Weiterbildungskosten zu beteiligen. Das soll in Form von Freizeit über Zeitkonten geschehen. So könnte Ihre Zieldefinition aussehen

Ich möchte erreichen, dass …
a) die Mitarbeiter vollständig informiert sind,
b) sie die Hintergründe verstehen und die Notwendigkeit anerkennen,
c) sie erkennen, dass jeder – bis zum Geschäftsführer – an den Einsparungen beteiligt ist,
d) sie erkennen, dass die Schulungen auch ihren persönlichen „Marktwert“ erhöhen,
e) sie begreifen, dass diese Maßnahmen ihren Arbeitsplatz sichern.

2. Kurz und einfach reden
Sprachlich sollten Sie sich daran halten, nicht mehr als einen Gedanken (als Richtwert gilt: acht bis zehn Wörter) in einen Satz zu packen, keine Schachtelsätze zu bauen und komplizierte Konstruktionen zu vermeiden.

Negativ-Beispiel: Während die deutsche Wirtschaft schon im vergangenen Jahr rückläufig war, entwickelt sich der asiatische Markt recht gut und gibt Anlass zu der Hoffnung, dass wir in Asien neue Märkte für unsere Produkte erschließen können.Besser: Halten Sie sich an die Formel KISS: „Keep it short and simple“– „halte es kurz und einfach“: Wir alle haben mitbekommen, dass die Wirtschaftskrise auch uns betrifft.
Für uns heißt das, dass wir in Asien nach neuen Absatzmärkten suchen müssen. Nur so können wir wettbewerbsfähig bleiben. Das sichert langfristig unser aller Arbeitsplätze.

3. Formulieren Sie positiv

Wenn Sie unpopuläre Maßnahmen zu vermitteln haben und dann noch negative Formulierungen aneinanderreihen, werden Ihre Zuhörer bald in tiefe Depressionen verfallen.
Formulieren Sie auch die schlechteste Nachricht positiv!
Es ist nicht unehrlich, negative Tatsachen in positive Formulierungen zu fassen. Sehen Sie selbst:

4. Setzen Sie Pausen –aber richtig!

Pausen erleichtern nicht nur das Sprechen, insbesondere wenn man bei schlechten Nachrichten aufgeregt
ist. Pausen erleichtern auch das Zuhören. Pausen gehören deshalb hinter jeden abgehandelten Gedankenkomplex.
Unter Stress neigen wir dazu, die Luft nach dem Einatmen anzuhalten. Das führt zu einer höheren Stimme – was aufgeregt wirkt – und noch größerem Stress. Pausieren Sie also nach dem Ausatmen, nicht nach dem Einatmen – das entspannt – Ihre Stimme klingt ruhig.
Wichtig: Setzen Sie Pausen nur hinter positiven Aussagen. Wenn Siebei positiven Aussagen eine Pause anschließen, betont diese effektvoll die Aussage, dass die Maßnahme Arbeitsplätze sichert. Das wirkt sich positiv auf die Gefühle der Zuhörer aus.
Würden Sie hingegen nach negativen Aussagen („Sie müssen Freizeit investieren“) eine Pause machen, würde sich das negativ auf die Gefühle der Zuhörer auswirken.

5. Bleiben Sie im direkten Kontakt

Beziehen Sie zum Schluss Ihrer Mitteilung die Zuhörer ein. Fragen Sie: Was halten Sie davon? Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Damit signalisieren Sie die Bereitschaft zum Dialog und zur Auseinandersetzung mit den Problemen der Mitarbeiter. Sie nehmen sie ernst – und Sie werden ernst genommen. Diesen Effekt können Sie auch körpersprachlich unterstützen. Achten Sie während Ihrer ganzen Mitteilung und auch in der anschließenden Diskussion darauf, dass Sie

• Augenkontakt halten,
• Ihre Hände nicht in den Taschen oder hinter dem Rücken verstecken,
• keine „Abstandshalter“ aufbauen, indem Sie etwa die Arme vor der Brust verschränken.

Damit bieten Sie sich Ihren Mitarbeitern auch auf der emotionalen Ebene als Dialogpartner an.

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