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Rhetorik-Tipps

Zeitmanagement: Rede ohne Stress und Zeitnot vorbereiten

Eine gute Rede braucht Zeit. Daher sollten Sie bereits beim Schreiben einer Rede an Ihr Zeitmanagement denken. Von der Ideenfindung über die Stoffsammlung bis hin zum tatsächlichen Schreiben können einige Stunden ins Land ziehen. Je nachdem, wie lange und zu welchem Anlass die Rede verfasst wird, bietet es sich an, schon früh mit der Konzeptualisierung Ihres Vortrages zu beginnen. Lesen Sie hier, wie gutes Zeitmanagement bei Reden aussieht. Erfahren Sie außerdem, was Sie tun können, wenn Sie einen Vortrag unter Zeitdruck schreiben müssen.

Zeitmanagement: Rede vorbereiten und Aufgaben managen

Zeit für Ideen

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ideen für Ihre Rede zu sammeln © tarapong srichaiyos – Shutterstock

Die Wenigsten können sofort mit dem Ausformulieren eines Vortrags beginnen, nachdem sie damit betraut wurden, eine Rede zu schreiben. Nur in wenigen Fällen werden direkte inhaltliche Vorgaben für die Ansprache gemacht.

Sehr viel öfter obliegt es alleinig dem Redner, sich Gedanken über den Inhalt der Rede zu machen. Daher umfasst der Ausgestaltungsprozess einer Rede sehr viel mehr als nur das tatsächliche Ausformulieren des Vortrags. Der übliche Entstehungsprozess einer Rede setzt sich in der Regel aus fünf Schritten zusammen:

  1. Ideenfindung
  2. Stoffsammlung
  3. Aufbau einer groben Gliederung
  4. Ausformulierung der Rede
  5. Feinarbeit und Korrektur

Selbstverständlich variiert dieser Prozess. Es kommt darauf an, welches Vorwissen der Redenschreiber hat. Auch hängt die Ausgestaltung maßgeblich davon ab, inwiefern Sie bereits wissen, welche Aussage Sie in Ihrer Ansprache treffen wollen.

Tipps und Tricks: Wie sieht ein gutes Zeitmanagement bei Reden aus?

Sofern Sie den vorgestellten Arbeitsprozess einer Rede im Kopf behalten, können Sie einschätzen, wie viel Zeit Sie bis zur fertigen Rede brauchen. Im Selbstmanagement spielen selbstredend auch die Erfahrungen hinein, die Sie beim Schreiben einer Rede bereits gemacht haben. Es gibt kein Schema F – berücksichtigen Sie bei der Zeitplanung besser Ihre eigenen Erfahrungswerte.

Schreiben Sie Ihre erste Rede, ist es vorteilhafter, wenn Sie etwas früher mit der Konzeptualisierung Ihrer Ansprache beginnen. So können Sie genügend Pufferzeiten einplanen. Sind Sie beim Schreiben von Reden bereits sehr geübt, können Sie Ihre Zeitplanung etwas enger takten. Planen Sie jedoch auch hier genügend Puffer ein, sodass Sie nicht unter Zeitdruck geraten können.

Das könnte zum Beispiel passieren, wenn Sie zu viele Stunden an der Ideensammlung sitzen oder wenn eine Schreibblockade das tatsächliche Schreiben der Rede behindert. Wie also sieht gutes Zeitmanagement beim Redenschreiben aus? Wie kann man bei der Redevorbereitung Aufgaben effizient managen, Prioritäten setzen und Zeitfresser eliminieren? Die nachfolgenden Tipps unterstützen Sie bei einem erfolgreichen Selbstmanagement – für entspanntes Redenschreiben.

1. Das Suchen und Finden: Zeitplanung bei der Ideenfindung

Der Anlass der Rede ist in der Regel der wichtigste Anhaltspunkt, wenn ein Redner seinen Vortrag plant. Fragen wie: „Welche Botschaft möchte ich den Zuhörern auf dem Weg geben?“, „Handelt es sich um die Verabschiedung eines Mitarbeiters oder eine Abschlussrede für Schüler oder Studenten?“, „Wer sitzt voraussichtlich im Publikum, wenn ich meine Ansprache halte?“ oder „Welchen Ton sollte die Rede treffen?“ sollten Sie bei der Ideensammlung als Erstes beantworten.

Formulieren Sie Kernbotschaft Ihres Vortrags am besten in einem Satz aus. Das kann zum Beispiel sein: „Die Abiturienten sollen in einem feierlichen Rahmen verabschiedet werden“. Setzen Sie sich weitere Unterziele, die Sie mit Ihrer Rede erreichen wollen und formulieren Sie diese jeweils in einem Satz aus. Nun haben Sie bereits grobe Ideen, wohin Ihr Vortrag gehen kann. Alternative Methoden, um auf Ideen für Ihre Ansprache zu kommen, können auch sein:

  • Gestalten von Mindmaps
  • Brainstorming mit Familie, Freunden oder Bekannten
  • Suche nach Vorlagen für eine Musterrede

Planen Sie für diese Aufgaben genügend Zeit ein. Machen Sie sich außerdem keinen Druck, wenn Ihnen nicht sofort die zündende Idee in den Kopf kommt. In einem solchen Fall kann es durchaus sinnvoll sein, sich eine Pause zu gönnen.

Alternativ können Sie auch googeln. Geben Sie ein bestimmtes Stichwort, das in Verbindung mit dem Anlass Ihrer Rede steht, in eine Online-Suchmaschine ein. Vielleicht erhalten Sie dadurch Inspirationen, um im nächsten Schritt mit der Stoffsammlung weitermachen zu können.

2. Der Inhalt der Rede: Die Stoffsammlung ist Arbeit

Die Stoffsammlung kann einen Großteil der Konzeptualisierung einer Rede einnehmen. Viel Material ist einerseits sinnvoll, um die Rede auch mit genügend Inhalt ausfüllen zu können. Andererseits müssen Sie jedoch auch darauf achten, dass Sie für die Sammlung nicht zu viele Stunden aufwenden. Schnell verliert man sich in kleine Details, die beim Schreiben der Rede nicht relevant sind. Daher sollte man den Blick für das große Ganze nicht verlieren.

Hier sind Tipps, die Sie beim Zeitmanagement bei der Ideensammlung anwenden können:

  • Setzen Sie sich klare Ziele und zeitliche Limits: Setzen Sie sich in Ihrem Zeitplan einen bestimmten Zeitpunkt, an dem Sie mit dem Recherchieren aufhören und mit dem Redenschreiben beginnen möchten.
  • Überlegen Sie sich genau, welche inhaltlichen Dinge Sie für das Schreiben Ihrer Rede benötigen: Denken Sie hier schon an den roten Faden Ihrer Rede. Überlegen Sie, welche und wie viele Infos Sie für Ihre Rede benötigen.

Relevante Informationen zu Ihrer Rede können Sie dabei über unterschiedlichste Quellen finden: Je nachdem zu welchem Anlass Sie Ihre Rede halten. Möchten Sie eine Abschiedsrede für einen geschätzten Kollegen schreiben, fragen Sie seine Kollegen oder Freunde.

Bei einer Haushaltsrede erhalten Sie wichtige Informationen beim Schatzmeister. Für eine effiziente Stoffsammlung gilt es daher auch, direkt in den richtigen Quellen zu suchen. So sparen Sie am meisten Zeit und können anfallende Aufgaben zur Recherche schnell erledigen.

3. Wie formuliere ich eine Rede am schnellsten?

Sobald die ersten beiden Schritte erfolgreich durchlaufen sind, gilt es, eine grobe Gliederung aufzubauen. Hierbei kann es sinnvoll sein, die gesammelten Materialien wie zum Beispiel Zitate in der angedachten Reihenfolge in Bulletpoints zu gliedern. Dann vergessen Sie beim Ausformulieren der Rede keine wichtigen Aspekte. Weitere nützlich Reden-Tipps, die Ihnen beim Schreiben der Rede behilflich sein können, sind die folgenden:

Setzen Sie sich eine Deadline

Schätzen Sie in etwa ab, wie lange Sie zum Schreiben der Rede brauchen werden. Das hängt immer davon ab, wie erfahren Sie sind und welchen Umfang der Vortrag haben soll. Setzen Sie sich diese Zeit als festen Abgabetermin. Das hilft dabei, das Zeitmanagement im Überblick zu behalten. Außerdem sind Deadlines hilfreiche Fixpunkte, die den manchmal nötigen Druck aufbauen. Dieser ist wichtig, damit Sie später nicht unter Stress schreiben.

Wenden Sie nicht zu viel Zeit für den Redeanfang auf

Gerade der erste Satz in einer Rede muss sitzen. Er soll die Menschen in seinen Bann ziehen. Daher ist der erste Satz ein wahrer Zeitfresser. Doch bauen Sie sich hier nicht zu viel Druck auf. Wenn es Ihnen schwerfallen sollte, den perfekten Einstieg zu finden, formulieren Sie Ihre erste Idee aus. Schreiben Sie ohne Umschweife weiter. Sobald Sie im Schreibfluss sind, fällt es Ihnen leichter, den richtigen Redenanfang zu formulieren.

Suchen Sie nach Vorlagen

Je nachdem, für welchen Anlass die Rede geschrieben werden soll, können auch Musterreden oder Redenvorlagen hilfreich sein. Sie sollten den Vortrag auf keinen Fall eins zu eins übernehmen. Dennoch kann eine Beispielrede hilfreiche Inspirationen enthalten, die Ihnen beim Formulieren Ihrer Rede weiterhelfen. Damit stellen Sie auch sicher, dass Sie keine wichtigen Aspekte vergessen.

Diese Dinge werden Ihnen helfen, die Rede in kurzer Zeit schreiben zu können. Machen Sie sich jedoch nicht zu viel Druck. Wenn Sie gerade eine Schreibblockade plagt oder sich gerade nicht zum Schreiben motivieren können, hilft manchmal auch ein kleiner Spaziergang oder eine kurze Kaffeepause. Sie können kurz abschalten und die restlichen Aufgaben im Anschluss umso effizienter erledigen.

4. Zeitmanagement bei Feinarbeit und Korrektur: Damit wird die Rede perfekt

Grundsätzlich gilt: Lassen Sie zwischen dem Schreiben und der Korrektur der Rede eine gewisse Zeit verstreichen. Am besten einen ganzen Tag oder sogar noch mehr. Wenn Sie mit frischem Kopf an Ihr Manuskript gehen, werden Sie Fehler sehr viel schneller und leichter erkennen. Anders ist das, wenn Sie direkt nach dem Schreibprozess korrigieren.

Falls Sie diese Zeit nicht haben, ist es sinnvoll, Freunde, Kollegen oder Familienmitglieder um Hilfe bei der Korrektur zu bitten. Diese haben keinen Bezug zur Rede und können Ungereimtheiten in der Rede daher sehr viel schneller entdecken. Im Allgemeinen ist es immer wichtig, unabhängige Leser um ihre Meinung zu bitten: Egal, um welche Art von Textstück es sich handelt.

Das ist selbstverständlich immer nur insofern möglich, als dass genügend Zeit für die Korrektur vorhanden ist. Wenn Sie keine ganze Nacht haben, um Abstand zu Ihrer Rede zu bekommen, machen Sie zumindest eine kurze Pause: Dann fallen Ihnen Fehler eher auf.

Zeitmanagement bei Reden unter Zeitdruck: Was tun?

Wenn man ausreichend Zeit zur Vorbereitung einer Rede hat, können die oben genannten Tipps sicherlich weiterhelfen. Doch das Leben läuft nicht immer nach Plan. Was also tun, wenn man spontan dazu aufgefordert wird, einen Vortrag zu halten: Sei es eine Vereinsrede oder eine Betriebsrede zum Führungswechsel? Dann gilt es zunächst, einen kühlen Kopf zu bewahren und die verbliebene Zeit bis zum Vortrag sinnvoll zu nutzen.

Vor allem die Themenfindung kann dabei besonders herausfordernd sein. Die notwendigen Entscheidungen, welche Aspekte Sie in der Rede thematisieren und worauf Sie Ihre Priorität setzen wollen, kann schnell zur Panik führen. Jedoch muss das nicht sein. Es gibt einige Tipps, mit denen Sie die spontane Rede hervorragend meistern.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Holen Sie sich Stift und Papier und notieren Sie sich alles, was Sie Ihnen zum Anlass der Rede einfällt. Ordnen Sie Ihre Gedanken direkt in eine kleine Mindmap ein. Dann haben Sie sich schon einmal einen Großteil der Arbeit für die Gliederung gespart.

Behalten Sie Ihr Ziel vor Augen

Kernbotschaft in der Rede

Behalten Sie immer die Kernbotschaft Ihrer Rede im Fokus, erreichen Sie bis zum Schluss die Zuhörer © Piyawat Nandeenopparit – Shutterstock

Die Kernbotschaft Ihrer Rede sollten Sie immer präsent haben. Verlieren Sie sich nicht in unnötigen Unterpunkten. Suchen Sie sich geeignete Themen und Informationen zu dieser Kernbotschaft. An dieser Stelle kommt es darauf an, wie spontan Ihr Vortrag ist. Wenn Sie noch während eines Meetings aufgefordert werden, den aktuellen Stand der Erkenntnisse zu präsentieren, bleibt kaum Zeit. Anders sieht es aus, wenn Sie einen Anruf erhalten, der Ihnen die Möglichkeit gibt, noch ein bis zwei Tage für die Vorbereitung der Rede einzuplanen.

Generell gilt: Lassen Sie sich von Stress und Zeitdruck nicht beirren. Nicht jede Rede ist perfekt und muss es auch gar nicht sein. Solange Ihre Ausführungen Hand und Fuß haben und einen roten Faden erkennen lassen, ist alles gut. Besonders schöne Einstiege oder kunstvolle rhetorische Figuren sind bei einer spontanen Rede nicht notwendig. Setzen Sie Prioritäten – auf einen schlüssigen Inhalt und altbewährte Methoden.

Bleiben Sie bei Ihrer altbewährten Taktik

Probieren Sie bei einer spontanen Rede keine neuen Techniken aus. Bleiben Sie bei der Methode, die Ihnen am leichtesten fällt. Das gilt auch für den Aufbau der Rede: Suchen Sie sich ein spannendes Zitat aus oder steigen Sie mit einem Witz ein – je nachdem, was der Anlass Ihre Rede unter Zeitdruck ist. Fahren Sie dann so fort, wie Sie das von anderen Reden kennen: Mit einem stringenten Hauptteil, der zur Kernbotschaft führt und einem Schluss, der das Gesagte noch einmal zusammenfasst.

Reden Sie in Ihrer spontanen Rede frei. Verschwenden Sie keine Zeit dafür, die Rede ausformulieren zu wollen. Am besten haben Sie Ihre Themen und Ideen auf einem Blatt Papier aufgeschrieben und bereits gegliedert – zum Beispiel in Form von Stichpunkten. Dann können Sie sich von Punkt zu Punkt hangeln, ohne dass Sie einen wichtigen Aspekt vergessen.

Erfolgreiche Zeitplanung bei Reden: Ziele definieren und Zeitfresser eliminieren

Zeitmanagement bei Reden unterscheidet sich nicht wirklich vom Zeitmanagement in der Prüfungsvorbereitung, der Arbeit oder dem Selbstmanagement im Alltag. Prinzipiell geht es darum, Ziele zu definieren, anfallende Aufgaben zu erledigen und dabei Zeitfresser zu eliminieren. Das klingt schlüssig, ist aber nicht immer einfach umzusetzen. Vor allem dann nicht, wenn ein gewisser Output gefordert ist, wie es beim Schreiben einer Rede der Fall ist.

Kreativität und gute Einfälle lassen sich nicht erzwingen. Es gilt daher, zeitig mit den Vorbereitungen für die Rede zu beginnen. Pufferzeiten nehmen den Druck aus dem Entstehungsprozess heraus und beugen so Schreibblockaden vor. Dennoch ergibt es Sinn, sich feste Deadlines zu setzen. Gerade Menschen, die zu Prokrastination tendieren, haben so einen gewissen Anreiz, die anfallenden Aufgaben bis zum Stichtag zu erledigen.

Erlaubt es der zeitliche Rahmen nicht, rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen, müssen Redner einen kühlen Kopf bewahren. Im Fall einer spontanen Rede sind Sprachschmuck und Co. obsolet – vielmehr kommt es darauf an, mit schlüssigen und gut verständlichen Argumenten zu punkten.

Redaktion redenwelt.de

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