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So halten Sie eine unterhaltsame Begrüßungsrede: Wertvolle Tipps für Gastgeber

Begrüßungsreden haben den Ruf, dass sie häufig etwas langatmig sind. Denn bei offiziellen Anlässen geht es oft darum, die Namen wichtiger Veranstaltungsteilnehmer aufzuzählen. Gute Redner können mit der geringen Erwartungshaltung des Publikums spielen und die Zuhörer positiv überraschen. Eine Begrüßungsrede durch den Gastgeber hat eine klare Besonderheit: Zu Beginn einer Veranstaltung ist die Aufmerksamkeit des Publikums noch besonders hoch. Wenn die Veranstaltung beginnt, sich die Unruhe nach der Ankunft im Raum langsam legt und alle Augen erwartungsvoll auf den Redner gerichtet sind, ist die perfekte Gelegenheit. Die Aufmerksamkeit ist Ihnen gewiss und Sie können eine Rede halten, die im Kopf bleibt.

Die Funktionen einer Begrüßungsrede

Auch wenn eine Begrüßungsrede nicht die richtige Gelegenheit ist, um Themen ausführlich zu erörtern oder zu diskutieren, hat sie dennoch viele Funktionen:

  • Sie kann Neugierde und Vorfreude auf die Veranstaltung wecken.
  • Sie kann die Aufmerksamkeit schärfen.
  • Beeinflusst unter Umständen die gesamte Atmosphäre und Stimmung einer Veranstaltung.
  • Sie kann zu einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung beitragen.
  • Sie steckt einen klaren Rahmen ab.
Begrüßen auf einer Rede

Begrüßen Sie Ihre Reden-Gäste immer herzlich und willkommen © rawpixel.com – Shutterstock

Eine gute Begrüßungsrede des Gastgebers kann sogar unterhalten. Sie ist nicht nur rein informativ, sondern kurzweilig und ansprechend. Auch Redner können mit einer Begrüßungsrede verschiedene Zwecke verfolgen:

  • Sie können mit einer Begrüßungsrede ihre Freude über die Anwesenheit der Zuhörer ausdrücken sowie über die Veranstaltung als solche.
  • Sie können die Zuhörer auf Ihre Seite ziehen und Sympathien wecken, die sich automatisch auf die Veranstaltung übertragen.

Indem Sie persönlich werden, vermitteln Sie Nähe. Sie knüpfen ein Band zwischen sich und den Zuhörern und schaffen so eine positive Atmosphäre für die Veranstaltung. Wenn der Redner seine Freude glaubhaft zum Ausdruck bringt, können sich die Anwesenden davon anstecken lassen. Davon profitieren auch spätere Redner und geplante Programmpunkte.

Wichtig für den Erfolg der Begrüßungsrede ist eine gründliche Vorbereitung. Schließlich müssen Redner wissen, was sie anmoderieren und weshalb die Anwesenden sich an diesem Tag versammelt haben. Die Rede bildet den Startpunkt einer Veranstaltung und ist dadurch ein wichtiges und bei der Planung zu berücksichtigendes Element.

Wann wird eine Begrüßungsrede gehalten?

Gelegenheiten für eine Begrüßungsrede gibt es zahlreiche. Als Privatperson können Sie dazu aufgefordert werden oder sich bei einer von Ihnen ausgerichteten Feierlichkeit selber dazu entschließen. Im Unternehmens- oder Vereinskontext gibt es häufig Veranstaltungen, die Begrüßungsreden erfordern. Und auch wer ein offizielles Amt bekleidet, wird immer wieder in die Situation kommen, eine Begrüßungsrede halten zu müssen. Bei diesen und vielen weiteren Gelegenheiten sind Begrüßungsreden gefragt:

  • Tag der offenen Tür eines Unternehmens
  • Weihnachtskonzert im Musikverein
  • Sommerfest im Betrieb
  • Begrüßung der neuen Mitglieder eines Vereins
  • Begrüßung des Lehrerkollegiums nach den Sommerferien
  • Vorstellung neuer Mitarbeiter
  • Eröffnung eines neuen Geschäfts
  • Feier eines Jubiläums im Verein, Betrieb, öffentlich oder privat
  • Geburtstage
  • Hochzeiten
  • Preisverleihungen
  • Sportveranstaltungen
  • Musikveranstaltungen
  • Begrüßungsrede zum 70. Geburtstag
  • Familientreffen

Diese Tipps und Informationen benötigen Sie für die Vorbereitung Ihrer Begrüßungsrede

Um die Anwesenden optimal in die Veranstaltung einzuführen, sollten Sie neben dem Anlass auch den Ablauf kennen. Falls Sie gebeten werden, die Begrüßung auf einer Veranstaltung zu sprechen, sollten Sie um so viele Informationen zur Veranstaltung wie möglich bitten. Nur so können Sie die Anwesenden optimal auf den anstehenden Tag oder Abend vorbereiten.

  • Was ist das Motto der Veranstaltung?
  • Von wann bis wann geht die Veranstaltung?
  • Welche Programmpunkte wird es geben?
  • Gibt es Besonderheiten, die Sie berücksichtigen müssen?
  • Wer sind die Veranstaltungsgäste und somit das Redepublikum?
  • Wie viel Redezeit ist für die Begrüßung vorgesehen?
  • Wie, wann und wo werden Sie die Rede halten?
  • Welche Ehrengäste kommen und sollen namentlich erwähnt werden?

Wenn es Gäste gibt, die namentlich in Ihrer Rede erwähnt und begrüßt werden sollen, informieren Sie sich über diese Personen:

  • Wer sind die Ehrengäste?
  • Was zeichnet sie aus?
  • Weshalb sind sie zu Gast auf dieser Veranstaltung?
  • Wie spricht man ihre Namen aus?

Üben Sie die Aussprache der Namen, um den Gästen Respekt zu zollen. Berücksichtigen Sie auch akademische Titel wie „Doktor“ oder „Professor“. Bei einigen öffentlichen Ämtern wird die Amtsbezeichnung der Person genannt:

  • Herr Abgeordneter
  • Herr Bürgermeister
  • Frau Ministerin

Informieren Sie sich als Gastgeber im Vorfeld, welche Anrede der Gast zu hören wünscht. Überlegen Sie sich zudem jeweils eine kurze Erklärung zu den Gästen für Ihre Moderation. Auch das Publikum soll verstehen, weshalb diese Menschen namentlich erwähnt werden und eine besondere Rolle für die Veranstaltung spielen. Berücksichtigen Sie auch die Rangfolge unter diesen Gästen – falls vorhanden. Der wichtigste Ehrengast sollte immer zuerst genannt werden. Dies ist häufig der Veranstalter oder der Schirmherr der Veranstaltung, der die Gäste geladen hat.

Tipp: Beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihrer Rede rechtzeitig. Die Informationen über alle Gäste und die Veranstaltung einzuholen kann eine gewisse Zeit dauern.

Wenn es sich um eine Begrüßungsrede zu Ihrem Geburtstag handelt, können Sie diese ruhig kurzhalten. Auch liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie als Geburtstagskind Ihre Gäste lustig oder mit Sprüchen begrüßen. Das Einholen von Informationen entfällt. Für Sie geht es dann primär darum, die Rede gut zu strukturieren und sich darüber Gedanken zu machen, was Sie Ihren Gästen sagen wollen.

Der Aufbau einer Begrüßungsrede

Bei einer offiziellen Rede begrüßen Redner üblicherweise zunächst die Gäste und Ehrengäste.

So begrüßen Sie die Gäste zum Einstieg in Ihre offizielle Rede

Namen nach Blöcken sortieren

Zählen Sie nie alle Namen auf, wenn die Personenanzahl mehr als 15 beträgt © IVASHstudio – Shutterstock

Verzichten Sie jedoch darauf 15 oder mehr Namen aufzuzählen. Versuchen Sie die Personen in Gruppen zusammenzufassen und zum Beispiel „die Vertreter der Presse“ zu begrüßen, statt jeden einzelnen Journalisten mit Namen zu erwähnen. Versuchen Sie herauszufinden, auf welche Nennung Sie im Zweifel verzichten können und kürzen Sie, wann immer es geht.

Um das Ablesen von Namen zu vermeiden gibt es eine weitere Möglichkeit. Wenden Sie sich statt der Aufzählung von Namen nur mit einem knappen „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Gäste“ an die Zuhörer, ohne direkt die einzelnen Ehrengäste aufzuzählen. Erzählen Sie anschließend eine Geschichte oder Anekdote, in die Sie die Namen der Ehrengäste einbauen.

Diese kann real oder fiktiv sein – wichtig ist ihr Unterhaltungsfaktor. So binden Sie die obligatorische Aufzählung der Namen ansprechend in Ihre Rede ein und verzichten auf eine trockene Abhandlung. Sie gewinnen so direkt die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer und finden einen ungewöhnlichen Einstieg in die Rede. Besonders, wenn es sich um viele Namen handelt, ist dieses Vorgehen für die Zuhörer unterhaltsamer.

Vergessen Sie bei allen Ehrengästen nicht das Publikum abseits der Ehrengäste. Auch sie wollen begrüßt und in die Veranstaltung eingeführt werden.

Wenn Sie eine Begrüßungsrede im Unternehmen halten, sind Ihre Mitarbeiter oder Kollegen das Publikum. Begrüßen Sie sie mit „Liebe Kolleginnen und Kollegen…“. Falls Sie der Chef sind und es sich um Ihre Mitarbeiter handelt, können Sie sie trotzdem mit „Kollegen“ ansprechen. Das schafft Nähe und überwindet die Hierarchieebenen.

Private Veranstaltung: So begrüßen Sie die Gäste

Bei einer privaten Begrüßungsrede sind Sie in Ihrem Grußwort deutlich freier. Je nachdem, wie es passt, begrüßen Sie die Anwesenden entweder gesammelt oder stellen einzelne Personen heraus vor:

  • Begrüßen Sie zum Beispiel als Bräutigam explizit die Eltern des Brautpaares und die Trauzeugen.
  • Begrüßen Sie als erster Redner auf einer Goldhochzeit erst namentlich das Jubelpaar und dann die anderen Anwesenden.
  • Begrüßen Sie als Redner die Gäste lustig mit ein paar Sprüchen und Witzen, wenn dies angebracht ist.
  • Möchten Sie etwas Außergewöhnliches nutzen, so beginnen Sie die Begrüßung mithilfe einer Präsentation – angepasst an die Feierlichkeit.

Auch hier können Sie direkt zum Einstieg von einer Situation erzählen, die Sie mit dem Jubelpaar erlebt haben. So binden Sie das Paar in Ihre Begrüßung ein, machen ihren besonderen Status bei der Veranstaltung deutlich und können Sie am Ende der Anekdote direkt ansprechen:

„… so viel haben wir schon gemeinsam erlebt und nun freue ich mich umso mehr, dass wir heute diesen besonderen Tag mit euch, lieber Friedrich und liebe Erika, feiern dürfen.“

Wenn Sie der Veranstalter sind und die Gäste auf Ihrer privaten Geburtstagsfeier begrüßen, genügt eine einfache Grußformel:

  • „Ihr Lieben, schön, dass ihr heute bei strahlendem Sonnenschein gekommen seid, um mit mir zu feiern.“
  • „Liebe Gäste, ich freue mich, dass ihr heute meinen 50. Geburtstag mit mir feiert.“

Im Hauptteil der Rede den Rahmen der Veranstaltung abstecken

Nachdem die Gäste begrüßt wurden, kann nun der Rahmen der Veranstaltung abgesteckt werden. Erläutern Sie das Motto oder den Anlass der Veranstaltung und gehen Sie auf die Hintergründe ein. Auch können Sie erwähnen, weshalb ausgerechnet Sie die Begrüßungsrede halten. Falls nicht hinlänglich bekannt, benennen Sie Ihre Rolle bei der Veranstaltung und stellen Sie sich den Zuhörern kurz vor.

Gehen Sie anschließend auf den Ablauf ein. Erzählen Sie den Gästen worauf Sie sich an diesem Tag oder Abend freuen dürfen und welche besonderen Programmpunkte sie erwarten. Einen Vorgeschmack zu vermitteln und selber schon einige der folgenden Inhalte anzudeuten, kann die Neugierde wecken und die Aufmerksamkeit schärfen. Allerdings ist eine Begrüßungsrede nicht die Gelegenheit für detaillierte und ausführliche Ergebnisse und Inhalte. Die Erläuterung der Rahmenbedingungen steht im Vordergrund.

Geben Sie den Zuhörern daher einen Überblick über den zeitlichen Ablauf, sodass jeder im Raum weiß, was auf ihn zukommt. Formulieren Sie anschließend Ihre Erwartungen an die Veranstaltung. Was erhoffen Sie sich von diesem Tag beziehungsweise Abend? Mögliche Ziele, die Sie formulieren können, sind:

  • Austausch
  • Unterhaltung
  • Spaß
  • Zusammenarbeit
  • Information
  • Konkrete Ergebnisse

Wer diese Erwartung bereits konkret benennt, formt die Stimmung. Ist die Erwartung ein spaßiger und unterhaltsamer Abend, werden die Anwesenden locker und gelöst sein. Werden konkrete Ergebnisse und Informationen erwartet, wie zum Beispiel bei einem Workshop oder einer Sitzung, sind die Teilnehmer konzentriert, motiviert und fokussieren sich darauf, auch tatsächlich Ergebnisse zu liefern.

Hinweis: Platzieren Sie wann immer es passt unterhaltsame Anekdoten oder Geschichten. So lockern Sie eine Begrüßungsrede auf und fesseln die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Humor hat ebenfalls seinen Platz in einer Begrüßungsrede, er sollte aber vorsichtig eingesetzt werden. Die Zuhörer zum Schmunzeln zu bringen, ist erwünscht. Eine bloße Aneinanderreihung von Witzen wäre aber unangebracht, da so die Kernbotschaften der Begrüßungsrede überdeckt werden könnten.

Zum Schluss zum nächsten Programmpunkt überleiten

Zum Abschluss einer Begrüßungsrede können Sie zum nächsten Programmpunkt überleiten oder das Wort an den nächsten Redner weitergeben. Die Information wie es weitergeht, ist an dieser Stelle essenziell:

„Bitte tragen Sie sich nun für die einzelnen Workshops ein und gehen Sie zu Ihrem jeweiligen Workshop-Raum. Die Übersicht finden Sie auf dieser Tafel.“

„Gerne können Sie sich nun erst einmal zur Stärkung am Frühstücksbuffet bedienen, bevor wir dann ab 9 Uhr dem ersten Vortrag des Tages lauschen.“

„Ich gebe das Wort nun weiter an den Brautvater, der die erste Rede des Abends halten wird.“

Bedanken Sie sich im Anschluss bei den Zuhörern für Ihre Aufmerksamkeit und machen Sie deutlich, dass Sie sich auf die Veranstaltung freuen. Falls es sich nur um wenige Ehrengäste handelt, kann auch diesen explizit noch einmal viel Spaß gewünscht werden.

Die 5 Besonderheiten einer Begrüßungsrede

1. Einfache Sprache

Auf Fachjargon, Zahlen und Statistiken sollte in einer Begrüßungsrede verzichtet werden. Die Begrüßung einzelner Ehrengäste und die Erläuterung des Veranstaltungsrahmens können schon trocken genug sein, weshalb es wichtig ist, so bildhaft wie möglich vorzutragen. Einfache Sprache und eine lebendige Vortragsart machen die Rede unterhaltsam. Gestik und Mimik können das noch unterstützen.

2. Kurz fassen

Eine Begrüßungsrede sollte so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein. Es dürfen keine wichtigen Inhalte fehlen, die Aufmerksamkeit der Zuhörer sollte aber auch nicht überstrapaziert werden. Je nach Anlass sind fünf bis 15 Minuten ein guter Richtwert für die Redelänge – im privaten Rahmen sind es häufig sogar nur einige wenige Sätze.

3. Den Zweck der Begrüßungsrede erkennen

Bei einer Veranstaltung mit vielen Reden hat die Begrüßungsrede einen anderen Zweck als die Reden im Laufe des Tages oder Abends. Ein Begrüßungsredner leitet an, strukturiert, erklärt und setzt den Rahmen einer Veranstaltung. Er handelt überwiegend Formalitäten ab, anstatt detaillierte Inhalte zu vermitteln. Das ist Aufgabe späterer Reden.

4. Die eigene Person zurücknehmen

Der Begrüßungsredner kann seine Persönlichkeit mit in die Rede einfließen lassen. So kann er unterhaltsamer sein, als wenn er nur einen trockenen Text abliest. Dennoch geht es bei der Veranstaltung nicht zwingend um ihn. Dementsprechend sollte er den Anlass in den Vordergrund stellen und seine eigene Person nur kurz vorstellen. Eigenlob wäre an dieser Stelle nicht angebracht, Kritik an der Veranstaltung ebenfalls nicht.

5. Dankbarkeit ja, aber keine Dankesrede

Im Rahmen einer Begrüßung fallen häufig auch viele Dankesworte.

  • Dank an die Anwesenden
  • Dank an die Organisatoren
  • Den Ehrengästen danken
  • Dank an den Veranstalter
  • Dank an die Sponsoren

Achten Sie darauf, dass Ihre Rede nicht zu einer reinen Dankesrede wird. Natürlich ist Dank wichtig und oft ein fester Bestandteil einer solchen Rede. Er sollte aber wohldosiert sein.

Der große Tag ist da: Das sollten Sie beachten

Rednerpult

Der Auftritt steht kurz bevor – bleiben Sie ruhig und holen Sie sich die Aufmerksamkeit der Zuhörer © Vit Kovalcik – Shutterstock

Zu Beginn einer Veranstaltung ist die Stimmung meist angespannt. Selbst wenn Ihre Redezeit nur mit fünf Minuten angesetzt ist und die Zuhörer ungeduldig auf die Höhepunkte der Veranstaltung warten, sollten Sie ruhig bleiben. Eine ruhige Stimme sorgt auch für eine entspannte Stimmung und Sie können mit Ihrem Einstieg der Veranstaltung die Hektik nehmen. Je entspannter Sie auftreten, desto besser gelingt der Veranstaltungseinstieg und desto besser kann sich der Tag beziehungsweise der Abend entwickeln.

Eine gelungene Rede wird frei und ohne abzulesen gehalten. Gerade bei den Namen der Ehrengäste empfiehlt sich aber eine Hilfestellung, falls es sich um viele Personen handelt. Schließlich wollen Sie niemanden vergessen. Notieren Sie sich die Namen auf einer Karteikarte oder einem Blatt Papier und lesen Sie sie im Zweifelsfall ab, um auf Nummer Sicher zu gehen. Halten Sie den Blickkontakt zum Publikum und suchen Sie auch den Augenkontakt zu den Ehrengästen, die Sie direkt ansprechen.

Auch wenn Ihre Rede nur kurz ist und Sie ein erfahrener Redner sind: Nehmen Sie die Begrüßungsrede ernst und seien Sie konzentriert. Das Publikum würde es merken, wenn Sie nur halbherzig dabei sind.

Wichtig: Wenn Sie am Rednerpult stehen und in Ihre Rede starten, sollten Sie vorher die Anwesenheit der Ehrengäste überprüfen. Alle Personen, die Sie in Ihren Begrüßungsworten bedenken und die Sie namentlich erwähnen, sollten auch wirklich da sein. Wenn Sie zum Beispiel bei einer Siegerehrung den Sieger namentlich begrüßen und dieser noch nicht verfügbar ist, ist das unangenehm.

Zusammenfassung: So begrüßen Sie Ihre Zuhörer richtig

Eine Begrüßungsrede ist die Initialzündung einer jeden Veranstaltung. Auch wenn sie inhaltlich viele Formalitäten abhandelt und einigen Richtlinien folgt, kann sie ansprechend gestaltet sein.

Redner können mit ihrer Moderation die Stimmung einer Veranstaltung beeinflussen. Schließlich geben Sie den Rahmen vor, erläutern den Ablauf der Festivität und die Erwartungen daran. Bei offiziellen Anlässen sollten Ehrengäste gesondert begrüßt werden. Im privaten Rahmen ist der Ablauf der Begrüßung lockerer und kann mehr der Situation angepasst werden.

Eine einfache Sprache mit vielen Bildern lässt die Begrüßungsrede unterhaltsam wirken. Anekdoten können an passenden Stellen eingebaut werden. Wichtig ist, sich im Vorfeld gründlich über die Veranstaltung und die Gäste zu informieren. So können Pannen vermieden werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung einer Begrüßungsrede für den privaten Bereich oder für den beruflichen Zweck, finden Sie auf redenwelt.de sehr viele Vorlagen in der Redensammlung.

Redaktion redenwelt.de

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