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Tagungen gibt es zu vielen verschiedenen Anlässen und Themen in allen möglichen Branchen und Gebieten. Auf einer Tagung treffen meist Wissenschaftler, Experten und Mitglieder von Institutionen, Vereinen oder Verbänden zusammen. Für einen oder mehrere Tage werden Vorträge gehalten, Workshops gegeben und im Rahmen des offiziellen Programms gibt es viele Möglichkeiten sich mit anderen auszutauschen.
Eine Tagung ist aus organisatorischer Sicht oft mit einem großen Aufwand verbunden. Abgesehen von der Logistik ist insbesondere das Tagungsprogramm herausfordernd. Schließlich soll es für alle interessant und informativ sein und möglichst viele Themen und Interessen abdecken. Viele Redner und Vorträge müssen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden und sowohl die Reden- als auch Pausenzeiten sollten im besten Fall eingehalten werden.
Mit einer gelungenen Eröffnungsrede kann zumindest ein guter Start in die Tagung gewährleistet werden – dafür sollten sich Redner gründlich vorbereiten. Schließlich bereiten sie die Anwesenden auf den Tag vor und setzen erste wichtige Akzente der Veranstaltung.
Die Eröffnungsrede auf einer Tagung leitet in die Veranstaltung ein und setzt den offiziellen Startschuss für den Beginn des Kongress. Sie hat darüber hinaus verschiedene Aufgaben:
Um all diese Fragen beantworten zu können und die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung an die Tagungsgäste weiterzugeben, ist es unerlässlich, sich im Vorfeld gründlich zu informieren. Sprechen Sie mit dem Veranstalter und holen Sie sich alle möglichen Informationen zur Fachtagung ein, die Sie bekommen können.
Verschaffen Sie sich sowohl einen Überblick über das organisatorische Programm, den Anlass sowie über die Inhalte der Veranstaltung. Lesen Sie sich wenn nötig in Ihnen unbekannte Themen ein, um den Zuhörern einen möglichst breiten Überblick über die Tagungsinhalte geben zu können. Um mit der Vorbereitung nicht in Stress zu geraten, sollten Sie rechtzeitig beginnen die Informationen einzuholen. Sie müssen dann in eine sinnvolle Struktur gebracht werden, auf Basis dessen die Rede geschrieben wird.
Eine Begrüßungsrede vor der Eröffnungsrede ist für jede Tagung wichtig © ASDF_MEDIA – Shutterstock
Die Eröffnungsrede einer Tagung kann dem klassischen Redeaufbau folgen:
Einleitung: Zu Beginn der Rede begrüßen Sie alle Anwesenden. Ehrengäste, Organisatoren, Politiker oder Vorstände können namentlich begrüßt werden, ansonsten genügt es die Anwesenden in Gruppen einzuteilen:
„Sehr geehrte Vortragende“, „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ oder „Sehr verehrte Damen und Herren“ können Anreden für die Begrüßung sein. Anschließend sollten Sie die Teilneher zur Veranstaltung herzlich willkommen heißen. Nennen Sie dafür ruhig auch den Namen der Tagung – auch wenn ihn die Zuhörer bereits kennen. Falls es die Tagung bereits seit mehreren Jahren gibt, können Sie auch kurz auf die Historie der Veranstaltung eingehen.
Danach sollten sich Eröffnungsredner selber kurz vorstellen und Ihre Funktion erläutern sowie den Grund, weshalb sie auf der Fachtagung anwesend sind und die Eröffnungsrede halten. Auf diese Weise kann jeder der Teilnehmer Sie einordnen und wird gleich besser in den Tag eingeleitet, als wenn Sie für die Zuhörer ein Fremder bleiben. Stellen Sie auch den eventuellen Moderator der Tagung vor oder weisen sie auf andere Anwesende in offizieller Funktion hin, die zum Beispiel als Ansprechpartner vor Ort sind.
Hauptteil: Im Hauptteil Ihrer Rede sollten Sie als Eröffnungsredner auch auf die verschiedenen Programmpunkte der Tagung eingehen und die Zuhörer auf den Tag einstimmen:
Weisen Sie auch auf Broschüren, Programmhefte, die Website der Tagung oder weitere Möglichkeiten hin, über die sich die Tagungsteilnehmer bei Zwischenfragen zum Ablauf Informationen beschaffen können. Benennen Sie gegebenenfalls einen Ansprechpartner, der bei organisatorischen Fragen kontaktiert werden kann.
Im Anschluss an die organisatorischen Hinweise sollten Sie auch selber schon das Thema der Tagung beleuchten und den Boden für die folgenden tiefergehenden Vorträge bereiten. Benennen Sie die aktuellen Probleme, Fragestellungen und näher zu beleuchtenden Hintergründe des Tagungsthemas.
Mit gut platzierten Vorbemerkungen schaffen Sie nicht nur aus organisatorischer, sondern auch aus inhaltlicher Sicht einen guten Einstieg in die Veranstaltung.
Erläutern Sie die Relevanz dieser Tagung am besten anhand einiger Beispiele. Welche aktuellen Aufhänger gibt es, die dieses Zusammentreffen von Fachleuten rechtfertigen? So wird die Aufmerksamkeit der Zuhörer bereits für die kommenden Vorträge geschult und sie wissen noch besser, was sie erwartet.
Formulieren Sie wenn möglich auch ein Ziel für die Tagung:
Versuchen Sie Gemeinsamkeiten der Teilnehmer bereits in der Eröffnungsrede herauszustellen. Das verbindet auch Fremde miteinander und sorgt für ein besseres Arbeitsklima untereinander.
Wichtig: Um die Rede so anschaulich wie möglich zu gestalten, sollten so oft es geht kurze Anekdoten und Geschichten eingebaut werden. Auch eine bildliche Sprache trägt dazu bei, dass die Zuhörer der Rede gebannt folgen. Wenn Redner nur die Tagesordnungspunkte aneinanderreihen und dann mit monotoner Stimme allen einen schönen Tag wünschen, wird die Rede weniger Erfolg haben als wenn sie abwechslungsreich und animierend gestaltet ist. Ein motivierender Redner überträgt seinen Elan nicht nur durch seine Worte, sondern auch durch Gestik und Mimik.
Schluss: Wünschen sie zum Abschluss allen Teilnehmern eine erfolgreiche Veranstaltung, viel Spaß und allen Anwesenden eine produktive und gute Zusammenarbeit. Reichen Sie das Mikrofon anschließend entweder an den Moderator oder an den ersten Experten weiter.
Versuchen Sie die Rede in einem Rahmen von zehn bis maximal zwanzig Minuten zu halten. Die Tagungsteilnehmer hören über den Tag verteilt noch so viele Vorträge, dass Ihre Begrüßungsrede lediglich der Einleitung dienen sollte. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und stellen Sie die wichtigsten organisatorischen sowie inhaltlichen Punkte heraus.
Je pointierter und informativer Sie Ihre Eröffnungsrede gestalten, desto eher starten die Teilnehmer mit einem guten Gefühl in die Tagung. Am Ende der Rede sollten keine Fragen mehr offen und die Tagungsgäste mit allen wichtigen Informationen ausgestattet sein.
Redaktion redenwelt.de
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