Betriebsversammlung Rede

So wird Ihre Betriebsversammlung ein großer Erfolg: Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich hinter sich scharen

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Die Mehrzahl der großen Unternehmen veranstaltet Führungskräfte- Tagungen. Ziel ist die Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung und den oberen Führungskräften im In- und Ausland. In mancher Beziehung lässt sich diese Veranstaltung mit der jährlichen „Kommandeurstagung“ der Bundeswehr vergleichen.

Die Planung ihrer Betriebsversammlung

1. Tagungsort

In der Regel findet das Treffen am Sitz des Unternehmens statt. Es ist gut, im Hinblick auf den Tagungsort eine Tradition zu bilden. Voraussetzung sind eine günstige Verkehrslage (Flughafen/ Bahn/Autobahn) sowie eine hinreichende Kongreßkapazität.

2. Tagungslokal

Besitzt Ihr Unternehmen geeignete eigene Räume? Wenn nein, müssen Sie sie anmieten. Der Vortragsraum selbst sollte mit moderner Kommunikationstechnik ausgestattet sein, wozu ggf. auch Kabinen für Simultandolmetscher gehören. Achten Sie darauf, daß sich in der Nähe des Vortragsraums der Speisesaal befindet, dazwischen ein Foyer-Bereich, dem in den Pausen eine wichtige Kommunikationsfunktion zukommt.

3. Termin

Meiden Sie Urlaubszeiten. Wegen der aus dem Ausland kommenden Teilnehmer brauchen Sie eine internationale Übersicht über die Ferientermine.
Fragen Sie sich, wann relevantes Zahlenmaterial zur Lage des Unternehmens verfügbar ist. Denn in jedem Fall sollte die Unternehmensleitung zum Tagungszeitpunkt Neues vortragen können: Im Hinblick auf den Informations- wert muß sich die Tagung für Ihre Manager lohnen.
Unter zeitökonomischen Gesichtspunkten sollten Sie prüfen, ob sich Ihre Tagung in das Vorfeld ohnehin fälliger großer Unternehmensveranstaltungen (Hauptversammlung, Jahrespressekonferenz) legen läßt.

Sorgen Sie dafür, daß der Termin Jahr für Jahr eine Konstante bildet. So bietet sich für die Teilnehmer die Möglichkeit, andere Termine um den Termin herum zu gruppieren.

4. Teilnehmerkreis

Entscheiden Sie sorgfältig, wie groß der Teilnehmerkreis sein soll, und wie die Auswahl der Teilnehmer erfolgt.

Machen Sie die Größe des Teilnehmerkreises von der Größe Ihres Unternehmens und der Höhe der Gesamt-Mitarbeiterzahl abhängig. 400 Teilnehmer sollten auch für große Unternehmen die Obergrenze bilden. Eine höhere Teilnehmerzahl erschwert die individuelle Kommunikation.

Bei der Auswahl des Teilnehmerkreises sollten Sie sich auf Kriterien stützen, die für jeden Manager nachvollziehbar sind. Hier ist große Sensibilität erforderlich. Denn zum Kreis der Eingeladenen einer Führungskräfte-Tagung zu gehören, ist in höchstem Maße prestigeträchtig.

Gehören Sie zur zentralen Unternehmensleitung, brauchen Sie sich nicht um jede einzelne Nominierung zu kümmern, Sie sollten aber die Nominierungskriterien festlegen. Nach diesen Richtlinien nehmen die einzelnen Unternehmensbereiche im Rahmen der erteilten „Quoten“ die Nominierungen (nicht die Einladungen selbst) vor.

Im Regelfall ist das wesentliche Einladungskriterium die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Führungsebene. Prüfen Sie, ob Sie die 1. und 2. Führungsebene komplett einladen. Bei Stäben, vor allem in der Holding, kann es dabei Probleme geben, die pragmatisch zu lösen sind.
Neben dem Denken in Führungsebenen ist es wichtig, daß im Teilnehmerkreis alle Standorte und Fachgebiete des Unternehmens präsent sind.
Denken Sie besonders, unabhängig von der Nationalität, an die im Ausland für Ihr Unternehmen tätigen Führungskräfte. Gerade sie sind auf Kommunikation angewiesen.
Elastizität bei der Auswahl des Teilnehmerkreises können Sie dadurch erzielen, daß Sie neben dem konstanten Teilnehmerkreis (l. und 2. Führungsebene, Stabszugehörigkeit) auch einen variablen Teilnehmerkreis zulassen. Dieser kann z. B. aus den Fachexperten für die Spezialthemen bestehen, die bei der jeweiligen Tagung anstehen. Zum variablen Teilnehmerkreis können auch Mitarbeiter mit herausragenden Leistungen im vorangegangenen Jahr gehören (Belohnungsprinzip).
Schaffen Sie sich ein weiteres flexibles Element durch eine „Reserveliste“, mit Namen, die Zug um Zug bei Absagen nachgeladen werden können.
In kleineren Unternehmen kann ferner das formalrechtliche Kriterium „Leitender Angestellter“ ein praktisches Einladungskriterium in bezug auf die inländischen Führungskräfte sein.

Den Teilnehmerkreis sollten Sie im doppelten Sinne „flächendeckend“ anlegen, geographisch und fachlich. Wichtig ist es, für alle Teilnehmer ein Namensschild (oder einen „Akkreditierungsausweis,“ mit Lichtbild) vorzusehen. Das Tragen von Namensschildern sollte auch für die Unternehmensleitung selbstverständlich sein; die Schildchen dokumentieren zugleich die Teilnahmeberechtigung, was ungebetene Gäste fernhält.

Die Tagung ist eine interne Veranstaltung mit Themen, die vertraulichen Charakter haben. Gerade die Exklusivität des Gedanken- und Informationsaustausches von Unternehmensleitung und oberen Führungskräften gehört zum Reiz solcher Tagungen. Gäste sollte diese Tagung deshalb nicht kennen, auch keine Journalisten. Selbst für den Aufsichtsrat hat die Tagung keinen Platz. Pensionäre, selbst solche, die früher der Unternehmensleitung angehörten, sind hier ebenfalls kaum nützlich.

5. Vortragsprogramm

Ein voller Tag genügt in der Regel. Kommunikativer sind anderthalb Tage. Beläuft sich die Tagungsdauer auf anderthalb Tage, sollte der erste Halbtag den Vortrag des Unternehmenschefs mit Diskussion sowie ein gehobenes Abendessen umfassen. Ein „geselliger Abend,“‘ mit einem (nicht zu feierlichen) Kulturprogramm bildet den Ausklang des ersten Tages.

Das Vortragsprogramm setzt sich im Normalfall (ein voller Tag) aus folgenden Reden zusammen:

a) Referat des Unternehmenschefs

Sprechen Sie nicht über das Tagesgeschäft. Reden Sie über grundsätzliche Fragen des Unternehmens, die über den Tag hinausreichen. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr, neue Gesichtspunkte, Ziele, Visionen an die Führungskräfte heranzubringen, und die Teilnehmer als Multiplikatoren auf die Umsetzung der neuen Ziele im gesamten Unternehmen einzustimmen. Erläutern Sie nach kurzer Analyse von Vergangenheit und Gegenwart die Zukunftsplanung. Sprechen Sie an, welche Anforderungen daraus für die Führungskräfte erwachsen und welche Änderungen gegebenenfalls auf sie zukommen. Das Referat ist auch eine geeignete Gelegenheit, neue Spitzenkräfte vorzustellen und herausragende Leistungen aus dem zurückliegenden Jahr zu würdigen.

Dauer der Rede: 45-50 Minuten.

b) Referat des „Controllers“

Wenn zu Ihrem Ressort als Unternehmenschef nicht auch das Finanz- und Rechnungswesen gehört, sollte der Controller als nächster ans Rednerpult treten. Er wird Ihre Ausführungen zur Bilanz und zum Ergebnis vertiefen. Er wird die einzelnen Geschäftsfelder in ihrer aktuellen Lage darstellen und vergleichen. Seine Analyse sollte sich auch auf die im Zweifel recht unterschiedliche Rentabilität des in den einzelnen Geschäftsfeldern des Gesamtunternehmens gebundenen Kapitals beziehen. Von den etwaigen Sorgen der Kollegen aus anderen Geschäftsfeldern zu hören, fördert Familiensinn (ein wichtiger Zweck von Tagungen) und Kollegialität.

Dauer der Rede: 15-20 Minuten.

c) Spezialthema

Falls für Ihr Unternehmen eine wesentliche Änderung bevorsteht, könnte das Vormittagsprogramm noch ein kürzeres Referat umfassen (10 Minuten). Vortragender muß nicht unbedingt ein Mitglied der Unternehmensleitung sein. Der mit dem jeweiligen Neukonzept befaßte und deshalb fachlich kompetente Mitarbeiter wäre möglicherweise besser geeignet.

d) Vorstellung von Teilbereichen

Den Nachmittag sollten Sie temporeich mit zwei kürzeren Referaten (max. 10 Minuten) beginnen, die Teilbereiche des Unternehmens behandeln. Wählen Sie die Referenten nicht aus der Unternehmensleitung, sondern aus den Bereichen. Lassen Sie eine ausgesprochene Erfolgsstory vorstellen: einen Durchbruch auf einem bestimmten Markt, die Durchsetzung einer technischen Neuerung, den Erwerb einer lukrativen Beteiligung. Lassen Sie danach ein spezifisches Projekt für die nächste Zukunft präsentieren: den Ausbau des Asienmarkts, den Aufbau einer Produktion in USA etc. Lassen Sie also die oberen Führungskräfte teilhaben an wichtigen Zukunftsfragen der Bereiche.

e) Externer Gastreferent

Sollen eigentlich nur Referenten aus dem eigenen Hause auftreten oder auch „Externe“„? Vieles spricht dafür, die „Grundlast“ im eigenen Hause zu lassen („Familientreffen“). Wenn Sie aber gern auch einen Gastreferenten für das Schlußreferat einladen, sollte er wirklich Wichtiges zu sagen haben. Zum Abschluß eines Tages, an dem die Teilnehmer wahrlich viel aufzunehmen hatten, muß der Redner in der Lage sein, das Publikum zu begeistern.

6. Beispiel-Programm

09.00 Uhr Referat Unternehmenschef: Lage und Zukunft des Unternehmens
09.50 Uhr Referat Controller: Betriebswirtschaftliche Analyse
10.10 Uhr Pause
10.40 Uhr Diskussion der Referate Unternehmenschef und Controller
11.40 Uhr Referat Werbechef: Neukonzeption der Werbung
11.55 Uhr Diskussion des Referates Werbechef
12.45 Uhr Mittagessen (relativ einfach)
14.30 Uhr Referat Leiter Forschung: Unser Durchbruch beim Einsatz des neuen Werkstoffes N.N. 14.45 Uhr Referat Leiter Export: Unser Konzept zur Erschließung des Ostasien-Marktes
15.00 Uhr Diskussion der vorangegangenen Referate unter gemeinsamer Leitung der sachlich zuständigen Mitglieder der Unternehmensleitung
16.00 Uhr Pause
16.30 Uhr Gastreferent X: Wird die Einführung des „Euro“„ die Rahmenbedingungen für die deutsche Industrie ändern?
17.15 Uhr Diskussion des Gastreferates unter Leitung des Unternehmenschefs
18.15 Uhr Schlußwort des Unternehmenschefs
18.30 Uhr Empfang/Büfett-Abendessen/Geselliger Abend (Open end)

7. Allgemeine organisatorische Fragen

Die Einladung (mit Programmablauf und Antwortkarte) erfolgt stets durch Sie, die Unternehmensleitung (Vorstand/Geschäftsführung der Obergesellschaft, Eigentümer). Formulieren Sie das Schreiben ab einer gewissen Internationalität des Unternehmens zweisprachig (deutsch/englisch), und veranlassen Sie, daß der Versand mit einem möglichst großen zeitlichen Vorlauf erfolgt.

Lassen Sie grundsätzlich über jedes Referat eine Aussprache zu – bei geeigneten Themen auch in Form einer Podiumsdiskussion. Hauptziel: den Teilnehmern das Gefühl zu vermitteln, daß ihre Mitarbeit und ihr Mitdenken willkommen sind (Motivation!). Achten Sie darauf, daß die Diskussion nicht nur auf dem Podium stattfindet, sondern auch zwischen Podium und Auditorium.

Die Tagung ist kein offizielles Beschlussorgan des Unternehmens. Dennoch geht von den Diskussionsergebnissen faktisches Gewicht aus. Wichtig ist, daß die Unternehmensleitung in der Diskussion gegebene Zusagen einhält.

Schriftliche Anträge, Beschlussvorlagen etc. sollten nicht zugelassen werden. Eine Tagung ist kein Parteitag. Sinnvoll erscheint hingegen ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll, um von der Diskussions- in eine Realisierungsphase überzuleiten. Die Statements und Referate können dem Protokoll als Dokument beigefügt werden (soweit sinnvoll).